Een hoge respons bij een meting of (medewerkers)onderzoek is belangrijk om een betrouwbaar beeld te krijgen van wat er binnen jouw organisatie speelt. Een hoge deelname ontstaat niet vanzelf. Met de juiste aandacht, communicatie en praktische ondersteuning maak je het medewerkers makkelijker en aantrekkelijker om hun stem te laten horen. Met onderstaande zeven acties vergroot je de kans op een hoge respons en zorg je ervoor dat medewerkers weten waarom hun deelname belangrijk is.
1. Reik een beloning uit
Een effectieve manier om deelname aan een onderzoek, zoals de Monitor Zeggenschap, te stimuleren is het aanbieden van een beloning. Niet als 'omkoping', maar als waardering voor de tijd en aandacht die medewerkers investeren.
Denk bijvoorbeeld aan een:
Belangrijk is dat de beloning passend, laagdrempelig en transparant is. Zo vergroot je de betrokkenheid en de kans op een waardevolle respons.
2. Maak duidelijk waarom deelname ertoe doet
Medewerkers willen weten:
Wanneer medewerkers zien dat hun mening daadwerkelijk wordt gebruikt om de organisatie te verbeteren, zijn zij veel eerder bereid om deel te nemen.
Vertel daarom niet alleen dat de vragenlijst openstaat, maar vooral wat het doel is en welke impact de resultaten kunnen hebben. Want hoe beter medewerkers begrijpen waarom hun stem belangrijk is, hoe groter de kans dat zij die stem ook laten horen.
3. Laat de uitnodiging uitgaan van een leidinggevende
Een algemene e-mail verdwijnt gemakkelijk tussen tientallen andere berichten. Een persoonlijk oproep van een leidinggevende krijgt vaak veel meer aandacht. Medewerkers kennen hun leidinggevende en merken daardoor dat het onderzoek serieus wordt genomen. Een korte vermelding tijdens een teamoverleg, een persoonlijke reminder of een gesprek tijdens de dagstart kan al een groot verschil maken.
Een persoonlijke uitnodiging zorgt ervoor dat het onderzoek meer gaat leven binnen het team.
4. Houd het onderzoek zichtbaar
Veel organisaties versturen één uitnodiging en hopen vervolgens op een hoge respons. Maar zorgprofessionals hebben volle agenda’s. Een vragenlijst die vandaag wordt geopend, is morgen vaak alweer vergeten. Daarom is het belangrijk om het onderzoek gedurende de hele onderzoeksperiode zichtbaar te houden.
Denk aan:
Door medewerkers regelmatig op een positieve manier te herinneren aan het onderzoek, vergroot je de kans dat zij daadwerkelijk deelnemen. Bij de Monitor Zeggenschap ontvang je bovendien iedere week een overzicht van de actuele respons. Zo zie je eenvoudig hoe de deelname zich ontwikkelt en kun je deze voortgang gebruiken in je communicatie.
5. Stel tijd beschikbaar
‘Ik heb er geen tijd voor’ is een veelgehoorde reden om niet deel te nemen aan een onderzoek. Toch vraagt een vragenlijst vaak maar een beperkte tijdsinvestering. Organisaties die bewust tijd vrijmaken voor deelname, maken het medewerkers makkelijker om de vragenlijst daadwerkelijk in te vullen.
Denk bijvoorbeeld aan:
Hiermee laat je als organisatie zien dat je het belangrijk vind de stem van de medewerkers te horen en da het belangrijk is om hier tijd voor vrij te maken. Dat vergroot niet alleen de respons, maar ook de betrokkenheid.
6. Laat zien dat collega’s al meedoen
Mensen zijn eerder geneigd deel te nemen wanneer zij zien dat anderen dat ook doen. Het delen van tussentijdse responsstanden kan hierbij een krachtig hulpmiddel zijn. Dit creëert een gevoel van gezamenlijke betrokkenheid en stimuleert teams om samen een mooi resultaat neer te zetten.
Een extra tip: houd de toon positief. Het doel is niet om druk uit te oefenen, maar om enthousiasme aan te wakkeren.
7. Zorg voor een goede terugkoppeling
De belangrijkste stap van elk onderzoek komt na het onderzoek. Medewerkers nemen de tijd om een vragenlijst in te vullen. Dan willen zij ook weten wat er met hun input gebeurt. Toch ervaren veel medewerkers dat zij na deelname nooit meer iets horen over de resultaten.
Dat is zonde. Juist een goede terugkoppeling vergroot het vertrouwen voor toekomstige onderzoeken.
Deel daarom bijvoorbeeld:
Zo zien medewerkers dat hun feedback waardevol is geweest en daadwerkelijk wordt gebruikt om de organisatie te verbeteren.
Conclusie
Een hoge respons draait om meer dan alleen het versturen van een vragenlijst. Het vraagt om duidelijke communicatie, zichtbaarheid, voldoende tijd en aandacht voor wat medewerkers belangrijk vinden.
Door medewerkers te laten weten waarom hun deelname ertoe doet, het invullen zo gemakkelijk mogelijk te maken en achteraf duidelijk terug te koppelen wat er met hun input gebeurt, vergroot je niet alleen de respons. Je werkt ook aan vertrouwen en betrokkenheid binnen de organisatie.
.png)
